Priorisierung, Ausrufezeichen

Priorisierung und Fokussierung in stressigen Zeiten

st es nicht verrückt? In 7 Wochen ist schon wieder das Jahr 2020 um. Wahnsinn! Jetzt startet der Endspurt des Jahres: Budgets werden neugeplant und verabschiedet, die Nähe zu Weihnachten lässt sich nicht mehr leugnen, es gibt noch einige Ziele oder Vorhaben, die nun noch in trockene Tücher gebracht werden sollen. Ach und Weihnachten, ja Weihnachten bringt auch noch soviel mit… Und so kommt es, dass unser Leben in den letzten Wochen des Jahres stressiger ist oder uns teilweise auch einfach nur stressiger vorkommt. Meine Erfahrung: je besser man mit Fokussierung und der Priorisierung von Aufgaben umgeht, desto besser werden alle Anforderungen erreicht! Hierzu möchte ich heute das Tool der Eisenhowermatrix vorstellen. Haben Sie davon schon gehört?

Die Eisenhowermatrix: Ein Tool zur Priorisierung

Das Eisenhowerprinzip ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, die weit verbreitet ist.  Es ist zwar nach dem ehemaligen US Präsident Dwight D. Eisenhower benannt, wurde aber von diesem nicht erfunden. Die Idee hinter diesem Modell ist es, alle anstehenden Aufgaben nach zwei einfachen Kriterien zu bewerten. Erstens: Ist die Aufgabe wichtig? Zweitens: ist die Aufgabe dringend? Wie Sie erahnen, lassen sich beide Kriterien jeweils mit Ja oder Nein beantworten, womit Sie auf vier Kombinationsmöglichkeiten kommen. Im nachfolgenden Bild können Sie diesen Zusammen hang sehr gut erkennen.

Doch das Wichtige an dieser Matrix ist, dass Sie so Aufgabe für Aufgabe einmal anfassen und zuordnen, um sich so besser auf die wichtigen und dringlichen Aufgaben fokussieren können. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Sie automatisch auch weniger Aufgaben haben, die Stress bei Ihnen auslösen können. Sie können nämlich ganz gezielt die oberen zwei Quadranten abarbeiten.

Und wer die Quadranten aufmerksam durchgelesen hat und eins und eins zusammenzählt wird feststellen, dass der Quadrant, der in der Eisenhowermatrix mit „nicht wichtig“ und „nicht dringlich“ gekennzeichnet ist, Aufgaben enthält, die nach dem Aussprechen eigentlich keinen mehr interessieren. Entweder ist ihre Zeit schon abgelaufen oder es gibt einen aktuelleren Stand …oder, oder, oder. Also: Streichen Sie alle diese „unnützen“ Aufgaben aus Ihrem Kopf! Und sollte doch noch einmal eine nach gewisser Zeit nachgefragt werden, dann ist es immer noch früh genug, damit anzufangen.

Um es übersichtlicher zu gestalten, können Sie Ihre Matrix auch in einer Tabelle abbilden. Benutzen Sie dafür fünf Spalten: „Aufgabe“, „wichtig & dringlich“ (rot), „wichtig & nicht dringlich“ (gelb), „nicht wichtig, aber dringlich“ (grün), „weder wichtig noch dringlich“ (grau). So können Sie Ihre Aufgaben auf Ihrer Liste kategorisieren und dann nach den Spalten abarbeiten. Wer gerne mit Listen arbeitet, für den ist diese Variante eine tolle Sache, um sich zu strukturieren und auf das Relevante zu priorisieren.

Setzen der Prioritäten zur Fokussierung

Wie können Sie Ihre Aufgaben nun ordnen? Bei manchen Aufgaben haben Sie vielleicht gar nicht alle Informationen oder ein eigenes Interesse spielt bei der Eingruppierung mit. Sie haben vielleicht Aufgaben, die Ihnen so gar keinen Spaß machen, bei denen Sie sich leicht in Prokrastination üben, oder bei denen Sie die Dringlichkeit einfach nicht sehen.

Folgende Vorgehensweise zur Priorisierung kann ich Ihnen als Gedanken mit an die Hand geben. Fangen Sie erst einmal mit einem weißen Blatt an. Malen Sie sich die Matrix auf oder gestalten Sie sich eine Tabelle nach dem Vorschlag oben. Überprüfen Sie jetzt jede Aufgabe auf die Fragen:

  • Ist sie wichtig?
  • Ist sie dringlich?

Ordnen Sie Aufgabe für Aufgabe zu. Um es sich etwas leichter zu machen: hier noch eine kleine Definition der Begriffe wichtig und dringlich.

Wichtig bedeutet, das durch das Nichterledigen der Aufgabe etwas auf dem Spiel steht. Bei Dringlichkeit geht es eher um einen zeitlichen Horizont, der verstreichen kann. Die Terminierung macht eine Aufgabe dringlich. Wichtiges hat nicht zwingend ein Datum und etwas Eiliges ist nicht zwingend (in dem Moment, für die Person etc.) wichtig. Sie sehen schon: Manchmal kann es auch kniffelig sein, eine Aufgabe perfekt einzuordnen. Doch Übung macht auch bei der Priorisierung den Meister.

Vor- und Nachteile des Models

Wie bei jedem Model gibt es natürlich auch bei der Eisenhowermatrix ebenso Vorzüge wie auch Kritik. Ganz allgemein könnten man etwa einwenden, dass es besser wäre, wenn Aufgaben gar nicht erst dringlich werden würden, sondern dass wir optimalerweise so arbeiten, dass die wichtigen Aufgaben noch keine Dringlichkeit haben. Sicherlich macht es Sinn, den Quadranten „wichtig & dringlich“ möglichst leer zu halten. Alles gut und schön: Doch in jeder Planung kann mal etwas schief gehen und dann steht man doch irgendwann da, dass die Zeit wegläuft und eine Aufgabe dringlich wird.

Eine weitere Kritik am Modell ist, dass es sich bei der Eingruppierung immer um eine sehr individuelle Interpretation handelt. Was für Sie nicht dringlich ist, kann für Ihren Partner, Ihre Chefin, Ihre Kolleg:innen sehr dringlich sein. Und damit kommen wir zu einem weiteren Punkt: Bei der Einsortierung können Sie nur nach bestem Gewissen vorgehen. Wenn Sie eine Aufgabe annehmen, dann versuchen Sie herauszubekommen, wie das Zeitfenster ist, am besten gibt es direkt einen Termin dazu. So können Sie Ihr Gegenüber auch direkt in die Reflexion einbeziehen.

Die Wichtigkeit der Priorisierung

Gerade jetzt – 6 Wochen vor Weihnachten – kommt oft immer mehr dazu, was noch erledigt werden möchte. Meistens wird die Liste immer länger. Bei dem einen oder anderen kommt auch noch der Ehrgeiz dazu, dass bestimmte Dinge noch unbedingt vor Jahressende fertig werden müssen. Auch haben wir noch immer dieses Corona-Virus, das uns auf Schritt und Tritt begleitet. Jeden Tag stellt sich z.B. die Frage, wie lange Schule, Kita oder der Kindergarten noch geöffnet haben können. Auf Kapazitäten von anderen zurückgreifen, könnte wieder schwieriger werden. Es hilft aktuell sehr, Werkzeuge zur Organisation zur Hand zu haben.

Denn was passiert, wenn wir uns priorisieren und fokussieren? Wir lassen uns weniger ablenken, kommen schneller mit einer Aufgabe voran. Vielleicht gelingt es uns sogar, in einen Flow zu kommen und auf einmal schaffen wir in einer Stunde  mehr als manchmal an einem halben Tag. Versuchen Sie für sich herauszufinden, wie es Ihnen am besten gelingt, sich zu fokussieren und dann nach Priorität anzufangen, Aufgaben abzuarbeiten. Und wer meinen Blog schon länger liest, der weiß, dass dieses Prinzip der Fokussierung auch für die Gedanken gilt!

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch etwas mit auf den Weg geben, was ich mir aktuell immer und immer wieder sage: „Morgen ist auch noch ein Tag.“ Auch mit den besten Werkzeugen schaffe auch ich es oft nicht, allem gerecht zu werden. Doch ich kann versuchen, mir den Druck zu nehmen, indem ich mit solchen Tools arbeite und mich in Akzeptanz übe, wenn nicht all das fertig wird, was ich mir für den Tag vorgenommen habe. Denn ganz ehrlich: Das Leben ist zu kostbar, um sich über Aufgaben auf Listen oder in einer Matrix zu ärgern. Dann bleibt halt mal etwas nicht so Wichtiges bis morgen liegen. Hauptsache ist doch, dass es Ihnen damit gut geht!

Fangen Sie an, und versuchen Sie, Ihren Fokus auf die Prioritäten zu drehen. Nehmen Sie sich jeden Tag fünf Minuten und füllen Sie Ihre Matrix aus. Sie werden erstaunt sein, wie sich Ihre Wahrnehmung und Ihr Verhalten verändern. Wenn Sie noch mehr erfahren wollen, melden Sie sich doch zu meinem Newsletter an. Oder wie wäre es mit einem individuellen Coaching zum Thema Priorisierung und Fokussierung? Nehmen Sie mit mir Kontakt auf.

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