to do oder to be: weniger Stress durch eine kleine Veränderung

Schon wieder ist ein Tag um und die „to do“-Liste noch voll. Sie wird länger und länger. Es kommt immer mehr dazu, als wir schaffen abzuarbeiten, obwohl wir doch soviel arbeiten. Wir sind so auf „to do“ Liste getrimmt, da Sie uns organisieren und uns helfen und entlasten, um mit der Dynamik und der Komplexität des Tages besser umzugehen. „To do“ Listen sind ein wunderbares Werkzeug, um uns zu strukturieren. Sie treiben uns an und trimmen uns darauf, jede Kleinigkeit aufzuschreiben.

Die „to be“ Liste die motiviert

Aber was halten Sie von dem Gedanken, sich nur noch auf das bereits Geschaffte anstelle auf das noch zu Erledigende zu fokussieren? Die Umstellung ist ganz einfach: Führen Sie Ihre „to do“ Listen ruhig weiter, aber kreisen Sie die erledigten Aufgaben ein oder markieren Sie einfach farbig. Streichen Sie sie nicht durch, sondern lassen Sie sie stehen! Allein dieser kleine Perspektivwechsel hilft, Druck rauszunehmen, weniger Stress durch eine kleine Veränderung. Diese Methode ist nicht neu und doch nutzen wir sie sehr selten. Im Grunde wechseln wir nur die Perspektive und machen aus der „to do“ Liste eine „to be“ Liste. Diese führt uns vor Augen, wo wir stehen und was wir schon geschafft haben. Sie macht uns nicht nur ein schlechtes Gewissen, dass noch soviel zu tun haben.

Alt aber wirksam

Besonders gut geht das mit einer Methode wie der, die bei Toyota schon vor etwa 70 Jahren entwickelt wurde und die Kanban – übersetzt einfach: Karte oder Tafel – genannt wird. Sie ist nicht neu, auch wenn sie aktuell im agilen Projektmanagement wiederentdeckt wird. Aber wie ich in meinen Seminaren und Coachings erfahren habe, kommt Sie selten zur Organisation in Frage. Was sie zur passenden Methode für „to be“ Listen macht: sie stellt Erfolge ganz konsequent Tag für Tag dar.

Für die Methode muss man kein besonderer Listen-Liebhaber sein. Wenn Sie ein Whiteboard, eine Tafel oder etwas Ähnliches in Ihrem Büro haben, dann erstellen Sie darauf einfach eine dreispaltige Tabelle. Beschriften Sie die Spalten mit „to do“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“. Im Laufe der Zeit notieren Sie sich ihre Aufgaben jeweils auf einen Post it und kleben diesen in die „to do“ Spalte. Sobald Sie an einem Punkt arbeiten, können Sie den Zettel in die nächste Spalte bewegen. Und nach Erledigung klebt der Post-it dann in der „erledigt“ Spalte. Sie werden merken, dass diese Methode Sie ganz einfach strukturiert, sie jedoch nicht wie eine klassische „to do“ Liste dazu treibt, zuerst alles aufzuschreiben, egal wie klein die Aufgabe auch ist. Denn wenn Ihnen später etwas einfällt, dann schreiben Sie einfach einen neuen Zettel und kleben ihn an. Zudem bewirkt allein die Tatsache, dass Sie eine Aufgabe in die mittlere Spalte kleben, dass Sie sich auf sie fokussieren, denn sie steht dort, bis sie erledigt haben. Zudem haben Sie am Abend eine wunderbare Visualisierung, was Sie alles geschafft haben. Sie werden einfach motivierter und zufriedener sein!

Ich habe es ausprobiert und bin begeistert. Eine solche „to be“ Liste erlaubt es mir, am Abend auf Erfolgserlebnisse zurückblicken und mich mit etwas Positiven zu beschäftigen. Sie werden sich wundern, wie viel sie an einem Tag geschafft haben. Und was noch viel besser ist, Sie fühlen sich gut!

Werden Sie Freischwimmer.